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優化合作流程之路
先說，這不涉及辦案，因為跟案件有關的處理都是我自己來。
說說想這麼做的原因。
以往在事務所的經驗，每個律師交辦給助理的習慣和方式都不一樣，甚至同一位律師，可能根據案件、情境不同，也會有不同的作業方式。
律師和助理合作得當，很常是仰賴助理自己的觀察和慧根。
也就是說，剛好碰到的助理洞察力很高、又有慧根，很容易抓到律師做事的習性，那就合作很順。
但如果換一個助理，這些順暢的合作，就要打掉重練。
在我開始聘請助理之後，我覺得靠感覺配合，成效很不穩定，而且當人員異動時，這些配合默契沒有辦法傳承。
無法使先前的努力，延續到之後的人員。
同時我也發現，如果我自己的作業方式一直在改變，助理也很難找到良好配合的途徑。
所以，就開始朝向「如何把作業流程可複製化」的目標努力。
希望增加助理獨立作業的效率，成果也不需要經我再次大改，就可以搞定。
也增加事務所處理事情的效率。
我大概做了以下事情：
❶盡可能讓我自己的作業要求標準化
在我還沒有開始要求自己之前，我承認，有些標準和指示沒那麼固定。
現在就不一樣了：
① 我觀察自己的習慣，盡量統一要求。
以做簡報為例，我不再追求新穎和創意，而是找出最簡單的製作公式。
例如：只要有案例說明，做法都是一頁事實、一頁圖、一頁討論綱要。
助理在協助製作時，就都使用這個公式去做。毫無例外。
如果要改變，我再自己微調。
② 檢視我的標準，是不是有辦法執行
有時候我認為一致的要求，助理不理解，或者還是認為標準不一致，所以執行有困難。
後來，每個月我們都會檢討一次，看我的要求和他的理解有沒有對頻。
❷製作好上手的模板
先舉做簡報的例子。
以前，我很享受根據每一個講座主題不同，做出不同風格、表現方式的簡報。
但開始忙碌起來之後，每次都要重新構思簡報製作，非常花時間，也沒有辦法把工作交辦給助理協助。
後來，我請人設計了一個我個人的簡報版型。
按照我常用的排版方式去做設計。
例如：
簡報模版已經幫我放上個人形象照、固定的學經歷介紹、最後一頁的聯絡方式，省去每次要重做的麻煩煩。
也透過色塊的區分，讓助理可以很清楚辨識版型中，哪裡是貼文字、哪裡是放圖。
現在每一週，助理幫我做授課簡報，幾乎不需要再溝通。
另外，我也抽空把常用的報價單、請款單、委任契約、函文等電子檔，都改良成通用範本的格式，並加註使用說明。
剛好有案件需求時，就會請我助理試用看看新的範本，看看好不好使用、做出來的內容跟我的理想符不符合。
❸和助理討論流程和優化
有些工作比較瑣碎，會是先由助理做好文書準備，再由我親自執行。例如代辦繼承程序。
我會請助理無論用什麼方式，電話或者網路查詢，要把流程和應備文件確認清楚。
在我執行完畢之後，我會把過程中的錯誤、需要注意的事情列出來來跟助理討論。
再請他做成工作流程和優化紀錄。
當然，這只是其中一種類型的流程。其餘也是一樣的方式進行。
雖然是一個長期和耗時的事，不過從年底執行的成果看來，蠻滿意的。
繼續努力啦。